Подготовка закрывающих документов - обязанность организации, выступающей стороной в какой-либо сделке. Для закрытия сделки недостаточно просто провести оплату по ней - без закрывающих документов организация не сможет полноценно отчитаться о затратах или объяснить их экономическую выгоду. Если эти документы подписаны, это означает, что работы завершены и обе стороны удовлетворены результатом.
В современной практике нет строго определённой формы, например, накладных или актов оказанных услуг. Закон оставляет за организацией право самостоятельно определять формы таких документов, есть лишь базовые требования к реквизитам.
Для закрытия сделки по оказанным услугам используют акт выполненных работ (или акт оказанных услуг). Такой документ подтверждает, что:
Закрывающие документы для организаций, работающих с НДС – счета-фактуры, их содержание строго унифицировано. На то, чтобы составить и внести в учёт счёт-фактуру, у организации есть 5 дней с момента отгрузки товара.
В некоторых ситуациях при закрытии сделок допускается использование УПД – универсальный передаточный документ. Его особенность состоит в совмещении счета-фактуры и накладной (либо акта) в одной бумаге.
Когда речь идет о платежах, в качестве закрывающих документов могут быть использованы:
Если организация не составит закрывающих документов, налоговый орган не позволит принять к учёту издержки и налоговые вычеты - а значит, возрастёт налоговая нагрузка на организацию. А последствия могут быть такими:
При работе с Инвойсбокс все необходимые закрывающие документы система Инвойсбокс.Бизнес формирует автоматически и направляет сторонам сделки по каналам электронного документооборота и в “бумажном” виде по почте. Партнёры Инвойсбокс.Бизнес не перегружают персонал бумажной работой - система выполняет все рутинные операции за людей.
