Решение от Инвойсбокс автоматизировало корпоративные заказы для сети ресторанов «Кофемания», упростив оплату, документооборот и доставку день в день, что позволило увеличить долю корпоративных заказов на 35%.
Рестораны
Кейсы компании
10.06.2022О ресторане "Кофемания"
«Кофемания» — сеть ресторанов, основанная в Москве в 2001 году, за два десятилетия стала неотъемлемой частью городской гастрономической культуры. Гостей привлекают высокий уровень сервиса, уникальное сочетание уютной кофейни и ресторана высокой кухни, фирменные десерты и авторские напитки. Компания присутствует на рынке 20 лет и владеет 18 ресторанами в Москве и крупных столичных аэропортах. В 2020 году Кофемания запустила собственную доставку.Проблемы
Сотрудники вручную обрабатывали заказы для согласования меню.Необходимость работы по предоплате или по договору с предоплатой.
Обмен закрывающими документами создавал дополнительную нагрузку на менеджеров и бухгалтерию.
Масштабирование корпоративной доставки влекло за собой увеличение ФОТ.Классическая оплата по счету исключала возможность заказа на сайте и доставки день в день.Большое количество ресторанов на разные юридические лица осложняло ситуацию.Решение
Без Инвойсбокс
Формирование счётаСчёт формируется автоматически на сайтеМенеджер вручную создаёт и отправляет счёт
ОплатаМгновенное подтверждение оплаты через системуОплата через банк, ожидание 1-2 рабочих дней
Проверка платежейСистема фиксирует платёж и запускает доставкуМенеджер вручную проверяет поступление платежа
Сроки доставкиВозможна доставка день в деньДоставка возможна только через 1-2 дня после оплаты
Закрывающие документыАвтоматическая отправка через ЭДО или почтуМенеджер готовит и отправляет документы вручную
Юридические лицаАвтоматический выбор юрлица по ресторануРучная проверка и высокий риск ошибок
Операционная нагрузкаМинимальная нагрузка на сотрудниковУвеличение нагрузки, необходимость найма новых сотрудников
Ход работы
Интеграция системы
Интеграция системы
Интеграция Инвойсбокс в сайт доставки «Кофемании» позволила автоматически формировать счета для корпоративных клиентов сразу на этапе оформления заказа
Настройка моментального подтверждения платежей
Настройка моментального подтверждения платежей
Команда внедрила инструменты, которые позволили мгновенно фиксировать поступление оплаты, что дало возможность доставлять заказы день в день без участия менеджеров
Реализация электронного документооборота
Реализация электронного документооборота
Настроены автоматические каналы передачи закрывающих документов через ЭДО, которые повысили удобство и прозрачность документооборота для клиентов
Организация альтернативных каналов отправки документов
Организация альтернативных каналов отправки документов
Для клиентов, не использующих ЭДО, закрывающие документы формировались и отправлялись автоматически через Почту России, исключив необходимость ручной обработки
Адаптация под юрлица
Адаптация под юрлица
На стороне «Кофемании» была реализована система, автоматически выбирающая юридическое лицо ресторана, исполняющего заказ, для корректного выставления счетов
Подготовка клиентской поддержки
Подготовка клиентской поддержки
Разработан подробный FAQ для службы поддержки Инвойсбокс, чтобы быстро решать вопросы корпоративных клиентов по оплате и документообороту
Результат
80% клиентов
перешли на самообслуживаниев 2 раза
сократилось время обработки заказана 20% увеличился
средний чек корпоративного заказаИнвойсбокс положил фундамент для масштабирования корпоративных заказов без увеличения операционной нагрузки на сотрудников “Кофемании”
