История успеха Кофемания – кейс Инвойсбокс

Кейс Кофемания

Рестораны

Кейсы компании

2024.12.23

Мы автоматизировали корпоративные заказы для сети ресторанов «Кофемания», упростив оплату, документооборот и доставку день в день, что позволило увеличить долю корпоративных заказов на 35%.«Кофемания» - сеть ресторанов, которая сочетает интерьер уютной кофейни и высокую кухню. Компания присутствует на рынке 20 лет и владеет 18 ресторанами в Москве и крупных столичных аэропортах. В 2020 году Кофемания запустила собственную доставку.

Проблемы

Сотрудники вручную обрабатывали заказы для согласования меню.

Необходимость работы по предоплате или по договору с предоплатой.

Обмен закрывающими документами создавал дополнительную нагрузку на менеджеров и бухгалтерию.

Масштабирование корпоративной доставки влекло за собой увеличение ФОТ.

Классическая оплата по счету исключала возможность заказа на сайте и доставки день в день.

Большое количество ресторанов на разные юридические лица осложняло ситуацию.

Решение

Для клиента: документы автоматизированы - отсутствует необходимость взаимодействовать с менеджером.

Ход работы

Интеграция системы

Интеграция Инвойсбокс в сайт доставки «Кофемании» позволила автоматически формировать счета для корпоративных клиентов сразу на этапе оформления заказа

Настройка моментального подтверждения платежей

Команда внедрила инструменты, которые позволили мгновенно фиксировать поступление оплаты, что дало возможность доставлять заказы день в день без участия менеджеров

Реализация электронного документооборота

Настроены автоматические каналы передачи закрывающих документов через ЭДО, которые повысили удобство и прозрачность документооборота для клиентов

Организация альтернативных каналов отправки документов

Для клиентов, не использующих ЭДО, закрывающие документы формировались и отправлялись автоматически через Почту России, исключив необходимость ручной обработки

Адаптация под юрлица

На стороне «Кофемании» была реализована система, автоматически выбирающая юридическое лицо ресторана, исполняющего заказ, для корректного выставления счетов

Подготовка клиентской поддержки

Разработан подробный FAQ для службы поддержки Инвойсбокс, чтобы быстро решать вопросы корпоративных клиентов по оплате и документообороту

Результат

Инвойсбокс положил фундамент для масштабирования корпоративных заказов без увеличения операционной нагрузки на сотрудников “Кофемании”

80%

клиентов

перешли на самообслуживание

в 2

раза

сократилось время обработки заказа

на 20%

увеличился

средний чек корпоративного заказа