Бухгалтеру — закрывающие документы за период в одном кабинете

Ситуация: покупатель оплачивает товар/услугу через агента (например, ООО "ОРЦ"), а поставщик выставляет счет-фактуру непосредственно Покупателю.

При этом:

• Поставщик учитывает сделку как продажу Покупателю через агента.
• Бухгалтер Покупателя ошибочно относит НДС на агента, а не на Поставщика.

В результате в системе налоговой службы возникает несоответствие:

• НДС поставщика остается "незакрытым".
• У покупателя НДС ошибочно висит на агенте, хотя агент не является плательщиком этого налога.
• Налоговая назначает встречную проверку из-за расхождений.

Как правильно провести сделку?

1. Получение документов от поставщика Поставщик должен выставить счёт-фактуру непосредственно на Покупателя, указав в нем: Продавца (Поставщика), Покупателя (вашу организацию), Агента (ООО "ОРЦ") как посредника (если это указано в договоре). В случае, если приобретались авиа или жд билеты, счет-фактуры не оформляется (подпункт 1 пункта 3 статьи 369 НК РФ), а НДС предъявляется к зачёту на основании маршрутной квитанции или купона к пассажирскому билету с выделенной строкой НДС.
2. Отражение в учете Покупателя
3. Оплата через агента

Проводки при оплате через агента:

• Дт 60 "Расчеты с поставщиком" – Кт 76 "Расчеты с агентом"** – перечисление денег агенту для оплаты поставщику.
• Дт 76 "Расчеты с агентом" – Кт 51 "Расчетный счет"** – списание денег агенту.

Ошибки, которых нужно избегать:

• Нельзя относить НДС на агента – агент не является поставщиком и не выставляет счет-фактуру на эту сделку.

• Нельзя принимать к вычету НДС без счета-фактуры от Поставщика – это приведет к претензиям со стороны налоговой.

• Нельзя проводить оплату без ссылки на договор и первичные документы – это может вызвать подозрения в необоснованной налоговой выгоде.

Вывод:

Чтобы избежать встречной проверки, необходимо:

✅ Корректно отражать в учете Поставщика (а не агента) как контрагента по сделке.

✅ Принимать НДС к вычету только на основании счета-фактуры от Поставщика.

✅ Следить за соответствием данных в книге покупок и декларации по НДС с данными поставщика.

Если у вас остались вопросы, рекомендуем проконсультироваться с налоговым экспертом или ознакомиться с ст. 169, 171-172 НК РФ и ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации".

(Данный материал носит рекомендательный характер. Для индивидуальных ситуаций обратитесь к бухгалтеру или налоговому консультанту.)

Услуга перевозки, оказывается физическому лицу, которые в соответствии с п. 1 ст. 143 НК РФ не признаются налогоплательщиками налога на добавленную стоимость (НДС). В связи с этим взаимоотношения между перевозчиком и физическим лицом не подлежат оформлению в порядке, предусмотренном главой 21 Налогового кодекса Российской Федерации, вне зависимости от того, кем осуществлена оплата услуг перевозки по договору с физическим лицом. Следовательно, счета-фактуры не составляются. Кроме того, при реализации услуг лицам, не являющимся плательщиками НДС, продавец вправе счета-фактуры не составлять (подпункт 1 пункта 3 статьи 369 НК РФ). При этом покупатель может произвести вычет НДС на основании иных документов, отличных от счета-фактуры, предусмотренных пунктами 3, 6 - 8 статьи 171 НК РФ, после принятия на учёт указанных товаров (работ, услуг, имущественных прав) при наличии соответствующих первичных документов.

Маршрутная квитанция к электронному авиабилету с посадочным талоном или пассажирский купон к ж/д билету сам по себе является первичным документом, подтверждающим оказание транспортной услуги, а НДС в данном случае либо не выделяется (при международных перевозках), либо уже включен в стоимость (при внутренних перевозках) и выделен отдельной строкой.

Согласно пункту 7 статьи 171 Кодекса суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, в том числе расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, принимаются к вычету при исчислении НДС, подлежащего уплате в бюджет.

При этом в соответствии с пунктом 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок, предназначенной для определения суммы НДС, предъявляемой к вычету, регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Покупатель оплачивает товар/услугу не напрямую Поставщику, а через агента (например, ООО "ОРЦ"). При этом: Поставщик должен отразить реализацию Покупателю, а не агенту. Агент выступает только как платежный посредник и не является стороной сделки по поставке. Неправильное оформление документов может привести к: искажению учетных данных и налоговым рискам (непринятие НДС к вычету у Покупателя, претензии ИФНС).

Алгоритм действий:

1. Оформление первичных документов

Договор: В договоре с Покупателем должно быть указано, что оплата может производиться через агента (с реквизитами агента). Либо должен быть отдельный агентский договор между Поставщиком и Агентом (если агент действует от имени Поставщика).

Счет-фактура выставляется на Покупателя, а не на агента (п. 1 ст. 168 НК РФ). В строке «Покупатель» указывается наименование Покупателя (не агента!).

Товарная накладная (ТОРГ-12) / Акт оказания услуг:

• Продавец – Поставщик.

• Покупатель – организация, которая фактически приобретает товар/услугу.

• Грузополучатель – может быть указан агент (если он принимает товар).

2. Проводки у Поставщика

а) Отражение реализации

• Дт 62 "Покупатель" – Кт 90.1 "Выручка" – отражена выручка от продажи.

• Дт 90.3 "НДС" – Кт 68 "НДС" – начислен НДС с реализации.

б) Поступление оплаты от Покупателя через агента

• Дт 51 (или 76.Агент) – Кт 62 "Покупатель" – зачислены деньги от агента (как платеж от Покупателя).

(Если агент удерживает комиссию, ее нужно отразить отдельно.)

3. Ошибки, которых нужно избегать:

• Выставление счета-фактуры на агента – это приведет к тому, что у Покупателя не будет оснований для вычета НДС.

• Отражение в учете агента как покупателя – сделка должна учитываться с реальным Покупателем.

• Несоответствие данных в книге продаж и декларации по НДС – может вызвать претензии налоговой.

4. Что проверить, чтобы избежать встречных проверок?

• Счет-фактура должен быть оформлен на Покупателя.

• В книге продаж должна быть отражена реализация Покупателю (не агенту).

• В договоре должно быть указано право Покупателя на оплату через агента.

• Документальное подтверждение (выписка банка, платежное поручение) должно показывать, что деньги поступили от агента в рамках оплаты Покупателя.

Вывод

Главное правило: Агент – это не Покупатель, а лишь посредник в оплате.

Поставщик должен оформлять все документы на Покупателя.

НДС начисляется в обычном порядке, вычет у Покупателя проходит без проблем.

Проверяйте соответствие данных в учете, чтобы избежать претензий ИФНС.

(Рекомендуется свериться с положениями ст. 168, 169 НК РФ, ПБУ 9/10 "Доходы и расходы" и проконсультироваться с налоговым экспертом при сложных схемах.)

Если соблюдать эти правила, риски встречных проверок будут минимальны

Отчетные документы формируются системой Инвойсбокс автоматически по запросу Покупателя. Для запроса отчетных документов воспользуйтесь формой запроса «Оформить отчетные документы» внизу этой страницы. Копии документов вам будут отправлены по адресу электронной почты, оригиналы – почтой России. Для обмена документами по каналам ЭДО, в форме запроса отчетных документов Вы сможете оставить заявку на подключение ЭДО. Для запроса сверки расчётов направьте свою форму сверки по адресу электронной почты: c-support@invoicebox.ru с указанием ИНН и названия своего предприятия.

В личном кабинете покупателя. Для входа вам потребуется указать номер вашего телефона, а также параметры любого платежа.

Заполните форму на этой странице с пометкой «не пришли документы», укажите номер счёта или дату оплаты. Менеджер свяжется в рабочий день и пришлёт копии. Альтернативно — напишите на c-support@invoicebox.ru.

В личном кабинете отображаются документы, только если ваша компания делала оплаты через Инвойсбокс. Если ваш поставщик работает через нас и счёт был оплачен — документы есть. Если не находите — заполните форму ниже, мы проверим.